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Voce aprenderá em 7 passos como fazer uma conciliação bancária eficiente para sua pequena empresa

Conciliação bancária para micro e pequenas empresas

Uma conciliação bancária é uma comparação feita entre os registros contábeis  de uma empresa em relação às suas contas bancárias e as modificações feitas a essas contas pelo próprio banco. É um processo necessário para as empresas realizarem, mas que pode ser excessivamente longo e tedioso. Aqui, oferecemos algumas dicas e truques para ajudá-lo a economizar tempo nesse processo e torná-lo mais eficiente.

1. Informações e documentação
Em primeiro lugar, é essencial ter todas as informações e documentação necessárias. Como com quebra cabeça, se você quiser identificar quais peças estão faltando, incorretas ou no lugar errado, você precisa do maior número possível de peças disponíveis – dessa forma, você pode obter uma visão geral melhor. Além disso, se parte da informação não foi registrada antes de iniciar o processo, você terá que fazer várias tentativas para completá-lo, o que aumenta o tempo necessário.

Portanto, se necessário, você deve reivindicar a documentação das pessoas apropriadas. Por exemplo, pode haver alguns recibos faltantes para as despesas de viagem dos vendedores, e estes devem ser encontrados e registrados.

2. Não se esqueça do dinheiro que se mistura com o seu
Já fizemos um artigo explicando os riscos de misturar o dinheiro da empresa com o dinheiro dos sócios, contudo se identificado dinheiro da empresa em contas particulares  também deverão fazer parte das finanças da empresa, portanto, se elas não forem levadas em consideração, a conciliação bancária será muito mais difícil. É uma boa idéia realizar uma reconciliação tripla regular usando o caixa real, o saldo contábil e o saldo extra-contabil. Dessa forma, você pode reduzir a chance de erros ocorrerem.


3. Conciliar em seções
É uma boa idéia começar a reconciliação bancária, verificando o saldo final do mês anterior e, se necessário, de mais para trás. Isso é útil no caso de uma transação ter sido contabilizada em uma data anterior ao início da contagem anterior. Desta forma, se um erro for encontrado, não haverá necessidade de revisar tudo, item por item; Em vez disso, podemos verificar em seções para descobrir em qual mês ocorre a discrepância.

4. Analisar discrepâncias
Muitas vezes, um problema com a reconciliação bancária é o resultado de erros “típicos”, como:

Fazendo uma entrada duas vezes, o que produz uma discrepância igual à quantidade da entrada em questão

Não contabilizando uma transação, que também produzirá uma discrepância igual à quantidade da entrada esquecida

Comete um erro ao inserir uma vírgula, o que produz uma discrepância onde os dígitos somam 9. Por exemplo, se em vez de entrar R$ 12.40, colocamos R$ 124.0, a discrepância será R$ 111.60. Quando você adiciona os dígitos: 1 + 1 + 1 + 6 = 9

Inserindo uma figura com os dígitos na ordem errada. Isso também leva a uma discrepância em que os dígitos somam 9. Por exemplo, se em vez de  R$ 974, nós colocamos R$ 947, a diferença é de  R$ 27 e se adicionamos esses números: 2 + 7 = 9

Antes de perder tempo passando pelo item de contas por item, você pode tentar identificar a origem da discrepância, levando em conta esse tipo de erro, prestando atenção ao valor em questão e verificando se ele pode ser vinculado a um montante em outra transação. Isso economizará muito tempo e muitas dores de cabeça.

5. Os bancos também cometem erros
Embora não seja comum, pelo menos é possível que o banco tenha cometido um erro. Eles podem debitar um valor incorreto de nossa conta, ou um depósito de um pagamento que não corresponde; Se tivermos várias contas diferentes com o mesmo banco, é possível que eles possam confundir essas contas ao fazer uma dedução ou depósito, e assim por diante. Por esse motivo, se você identificar um erro para o qual nenhuma explicação pode ser encontrada, ou sobre a qual você está em dúvida, consulte seu banco.


6. Conciliar itens, o último recurso
Colocar a discrepância como um item de reconciliação e esquecer isso parece uma solução muito fácil e tentadora. Mas a discrepância ainda estará lá, então esta não é uma solução genuína. Se eles se acumulam em excesso, a reconciliação bancária ficará sem sentido, com as contas não refletindo a realidade, e a confusão resultante se tornará cada vez mais difícil de resolver.

Devemos pedir saldos de contas que não recebemos, faturas e recibos que não chegaram para que possamos ter certeza, conforme mencionado na primeira seção, de que temos todas as informações e documentação de que precisamos, e que os livros estão disponíveis Até a presente data.

7. Automatize o processo
Como você já saberá, qualquer administração baseada em papel sempre demorará mais e será mais propensa ao erro do que a mesma tarefa realizada automaticamente. O mesmo se aplica ao processo de reconciliação bancária. Existem ferramentas para automatizar esse processo, ou parte dele, para torná-lo mais eficiente e mais controlável.

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